Beyond the line O que faz um evento ser bom

 Escrevo este artigo ainda em São Francisco, nos Estados Unidos, onde estive para participar de mais um WEC, evento anual da MPI (Meeting Professionals International). O evento reuniu, no Moscone Center, mais de 2 mil profissionais do setor de eventos, principalmente organizadores, de diversos países. Foram quatro dias intensos, voltados à discussão do mercado de eventos e à capacitação de profissionais para os desafios do futuro.

Sessões gerais levaram ao palco empresários, como o CEO mundial da Levi’s, e palestrantes profissionais. Somando-se todos os apresentadores, sejam os das sessões gerais ou das paralelas, foram mais de 100 (!). Portanto, conteúdo não faltou: tratou-se desde dicas para melhorar a produtividade e visibilidade na internet até como manter a atratividade de uma marca. Sem falar nas múltiplas atividades paralelas.

Nos intervalos era possível se submeter a uma sessão de fotos com profissionais e até fazer carinho em cachorros (puppy cuddling) para relaxar. E muita comida. Cafés da manhã especiais, almoços com conteúdo, coquetéis, jantares especiais… E muita festa, homenagens, shows, diversão. Teve até campeonato de pôquer, além de muita música – de DJ até The Jersey Boys.

Quem participa de tudo tem de ter boa resistência (e, principalmente, fígado). Mas, chegando ao fim, fica a questão: valeu a pena, para essas centenas de pessoas, viajarem milhares de quilômetros e se ausentarem da sua atividade por quase uma semana? Afinal, o que as levou até São Francisco? Terá sido o conteúdo? A oportunidade de rever colegas? O networking e a prospecção de negócios? O turismo paralelo? Os bons momentos gastronômicos e a diversão? Bem, o que faz as pessoas participarem de um evento, ao vivo, é um pouco de tudo isso. Tudo deve ser pensado para tornar aquela experiência imperdível, memorável.

O conteúdo é muito importante, mas, por si só, não atrairá todas essas pessoas. Há conteúdo abundante na internet, disponível num simples clique. O excesso de festas, entretenimento e gastronomia extravagante também não é o ponto principal (afinal, estamos falando de um evento corporativo). O fato é que tudo isso é levado em conta quando alguém decide se inscrever e participar de um evento. Desde a escolha do destino, já que esse é um evento internacional.

Não foi à toa que São Francisco foi a cidade escolhida. A cidade é um dos destinos mais desejados nos Estados Unidos. O local do evento é também uma escolha importante. Não basta ter boas instalações, compatíveis com as demandas do evento. É preciso ter boa imagem, ser muito bem localizado e, por que não?, bonito e atraente. Quem organiza eventos sabe da importância de se pensar em cada detalhe, cumprindo um extenso checklist, desde o momento de comunicar o evento até o seu final.

De acordo com um dos palestrantes, um bom planejamento deve levar em conta os seguintes pontos (em inglês, os 4 A’s e 5 E’s): Announcing (Comunicação), Attracting (Atração), Anticipating (Antecipação), Arriving (Chegada), Entering (Entrada), Experiencing (Experiência), Engaging (Engajamento), Exiting (Saída) e Extending (Extensão). E tudo isso vale a pena? Bem, basta dizer que, de acordo com um estudo apresentado no evento, o setor movimenta perto de um trilhão de dólares em todo o mundo.

E quanto ao futuro? Os eventos devem continuar sendo uma atividade relevante e desejada pelas pessoas? Todas as previsões dizem que sim. Não obstante o crescimento vertiginoso da qualidade tecnológica para conexões virtuais, os eventos presenciais representarão aqueles momentos muito valorizados e esperados para conexões corpo a corpo, olho no olho. Até como um contraponto à avalanche tecnológica. Serão os eventos presenciais que farão as pessoas descansar um pouco a vista das telas que invadem nossas vidas no dia a dia.

Não estou falando que usaremos menos nossos smartphones ou apetrechos tecnológicos. Aliás, eles são aliados – e não concorrentes – de um evento presencial. Através deles é possível ampliar o impacto da experiência ao vivo e estendê-la a muito mais pessoas, por intermédio do compartilhamento. O futuro dos eventos é híbrido: presencial + virtual. Por isso tudo, continue pensando em eventos como uma atividade estratégica para comunicação, engajamento e vendas. Mas não delegue a atividade a amadores. A linha que divide um evento bom de um ruim é muito tênue. Não dá para brincar com isso.

*Superintendente da Fenapro e VP da Ampro