Cinco dicas para organizar eventos de forma simplificada

Realizar eventos requer muita atenção e comprometimento por parte dos organizadores. Seja de caráter social ou empresarial, é preciso criar um ambiente propício para que as pessoas possam se conectar e se relacionar, tornando essa experiência única.

Além do valor que há para o anfitrião e para os convidados, o setor de eventos é muito importante, pois ajuda a impulsionar e alavancar a economia da capital paulista. De acordo com a São Paulo Convention & Visitors Bureau (SPCVB), os eventos realizados entre 2016 até os confirmados até 2020 vão gerar mais de R$ 150 milhões em receitas para a cidade e atrair mais de 214 mil turistas durante os quatro anos. Para que os eventos saiam de acordo com o planejado, aqui estão algumas dicas fundamentais para ajudar a organiza-los de forma simplificada: 

1. Planeje com antecedência: o primeiro passo é fazer um planejamento detalhado do evento. A partir do momento que a ideia inicial esteja traçada, crie um plano de ação. Mas para isso é preciso que o objetivo do evento esteja alinhado com todos os envolvidos, por isso, converse com possíveis participantes para saber a expectativa de cada um deles. Outro ponto fundamental é questionar como organizador se o evento é a melhor maneira de atingir o objetivo ou se esse pode ser atingido por meio de outros canais.

2. Pesquise o local do seu evento: Após finalizar o planejamento, os organizadores precisam elaborar um cronograma com as próximas ações e definir o budget, que é a verba destinada para o evento. Esse é um ponto delicado, pois muitas vezes os custos são maiores do que o planejado. Por este motivo, uma dica importante é ter um local usado como referência (como auditórios, buffet e etc) que tenha um preço acessível, já que o mesmo representa, na maioria das vezes, 50% do orçamento dedicado para todo o evento. Além disso, é fundamental que os organizadores conheçam seu público para que o formato, conteúdo, tecnologias e atendimentos sejam os mais assertivos possível.

3. Confie em seus fornecedores: O momento da produção do evento é ao mesmo tempo empolgante e complicado, pois é a hora que surgem diversos conflitos que precisam ser resolvidos. Para facilitar esse processo, o primeiro passo é criar uma lista de tarefas com todos os itens que serão necessários, além do cronograma, que será muito usado para ajudar a delegar as tarefas e executá-las.  Mas, para isso é preciso que o anfitrião confie em seus fornecedores e foque no que realmente sabe fazer, mantendo sempre um acompanhamento das tarefas . 

4. Utilize a internet para tudo: A tecnologia está cada vez mais presente no cotidiano das pessoas. Atualmente já existem aplicativos e plataformas que otimizam muitos processos na organização de um evento e melhoram a experiência de todos os envolvidos. Podemos citar exemplos que vão desde plataformas de hospedagens até aplicativos que possibilitam que os convidados confirmem sua participação nos eventos e encontrem todas as informações necessárias.

5. Colete a avaliação dos participantes: Não pense que só porque o evento acabou que todas as tarefas estão concluídas. Muito pelo contrário. É nessa hora que os organizadores precisam estar próximos dos participantes, com o objetivo de coletar a opinião e avaliação deles para que possam resolver possíveis problemas que tenham acontecido e evitar que isso ocorra nas próximas ocasiões. Isso mostra a importância que os convidados têm para o anfitrião e permite que a próxima experiência seja ainda mais assertiva.

Alexandre Rodrigues é CEO e fundador da Evnts