Escrevo este artigo ainda em São Francisco, nos Estados Unidos, onde estive para participar de mais um WEC, evento anual da MPI (Meeting Professionals International). O evento reuniu, no Moscone Center, mais de 2 mil profissionais do setor de eventos, principalmente organizadores, de diversos países. Foram quatro dias intensos, voltados à discussão do mercado de eventos e à capacitação de profissionais para os desafios do futuro.
Sessões gerais levaram ao palco empresários, como o CEO mundial da Levi’s, e palestrantes profissionais. Somando-se todos os apresentadores, sejam os das sessões gerais ou das paralelas, foram mais de 100 (!). Portanto, conteúdo não faltou: tratou-se desde dicas para melhorar a produtividade e visibilidade na internet até como manter a atratividade de uma marca. Sem falar nas múltiplas atividades paralelas.
Nos intervalos era possível se submeter a uma sessão de fotos com profissionais e até fazer carinho em cachorros (puppy cuddling) para relaxar. E muita comida. Cafés da manhã especiais, almoços com conteúdo, coquetéis, jantares especiais… E muita festa, homenagens, shows, diversão. Teve até campeonato de pôquer, além de muita música – de DJ até The Jersey Boys.
Quem participa de tudo tem de ter boa resistência (e, principalmente, fígado). Mas, chegando ao fim, fica a questão: valeu a pena, para essas centenas de pessoas, viajarem milhares de quilômetros e se ausentarem da sua atividade por quase uma semana? Afinal, o que as levou até São Francisco? Terá sido o conteúdo? A oportunidade de rever colegas? O networking e a prospecção de negócios? O turismo paralelo? Os bons momentos gastronômicos e a diversão? Bem, o que faz as pessoas participarem de um evento, ao vivo, é um pouco de tudo isso. Tudo deve ser pensado para tornar aquela experiência imperdível, memorável.
O conteúdo é muito importante, mas, por si só, não atrairá todas essas pessoas. Há conteúdo abundante na internet, disponível num simples clique. O excesso de festas, entretenimento e gastronomia extravagante também não é o ponto principal (afinal, estamos falando de um evento corporativo). O fato é que tudo isso é levado em conta quando alguém decide se inscrever e participar de um evento. Desde a escolha do destino, já que esse é um evento internacional.
Não foi à toa que São Francisco foi a cidade escolhida. A cidade é um dos destinos mais desejados nos Estados Unidos. O local do evento é também uma escolha importante. Não basta ter boas instalações, compatíveis com as demandas do evento. É preciso ter boa imagem, ser muito bem localizado e, por que não?, bonito e atraente. Quem organiza eventos sabe da importância de se pensar em cada detalhe, cumprindo um extenso checklist, desde o momento de comunicar o evento até o seu final.
De acordo com um dos palestrantes, um bom planejamento deve levar em conta os seguintes pontos (em inglês, os 4 A’s e 5 E’s): Announcing (Comunicação), Attracting (Atração), Anticipating (Antecipação), Arriving (Chegada), Entering (Entrada), Experiencing (Experiência), Engaging (Engajamento), Exiting (Saída) e Extending (Extensão). E tudo isso vale a pena? Bem, basta dizer que, de acordo com um estudo apresentado no evento, o setor movimenta perto de um trilhão de dólares em todo o mundo.
E quanto ao futuro? Os eventos devem continuar sendo uma atividade relevante e desejada pelas pessoas? Todas as previsões dizem que sim. Não obstante o crescimento vertiginoso da qualidade tecnológica para conexões virtuais, os eventos presenciais representarão aqueles momentos muito valorizados e esperados para conexões corpo a corpo, olho no olho. Até como um contraponto à avalanche tecnológica. Serão os eventos presenciais que farão as pessoas descansar um pouco a vista das telas que invadem nossas vidas no dia a dia.
Não estou falando que usaremos menos nossos smartphones ou apetrechos tecnológicos. Aliás, eles são aliados – e não concorrentes – de um evento presencial. Através deles é possível ampliar o impacto da experiência ao vivo e estendê-la a muito mais pessoas, por intermédio do compartilhamento. O futuro dos eventos é híbrido: presencial + virtual. Por isso tudo, continue pensando em eventos como uma atividade estratégica para comunicação, engajamento e vendas. Mas não delegue a atividade a amadores. A linha que divide um evento bom de um ruim é muito tênue. Não dá para brincar com isso.
*Superintendente da Fenapro e VP da Ampro
