Save the date e... reza

Quem organiza eventos no Brasil tem sempre um frio na espinha quando precisa se assegurar da presença de convidados às suas atividades. Principalmente quando os eventos são dirigidos a convidados especiais, sem pagamento de inscrição.

Há um péssimo hábito de confirmar presença facilmente e depois simplesmente não comparecer. Foram até importadas umas palavrinhas mais chiques para tentar sensibilizar os convidados a comparecer. É o tal do Respondez S’il Vous Plait (RSVP), o anglicismo Save the Date e outros termos estrangeiros.

Tudo para garantir presença daquele convidado desejado. Mas, não adianta, a quebra sempre existe. Com a mesma facilidade com que há a confirmação, há o “furo”. Eu trabalhei anos e continuo em organizações que coordenam muitos eventos. E o problema recorrente é como dimensionar espaço, logística, alimentos e bebidas e logística em geral, tendo como pano de fundo esse comportamento. E se todos que confirmaram comparecerem?

Com que quebra de público devemos trabalhar? Se dimensionarmos para menos, teremos de lidar com uma possível falta de lugares, de alimentos e bebidas e de tudo mais. Se dimensionarmos para cima, temos cadeiras vazias, sobra de alimentos e bebidas e aquela indesejada sensação de que o evento não foi bem-sucedido. Difícil!

Trago esse tema para essa reflexão porque estou no meio de um roadshow pelo Brasil. O roadshow prevê eventos para convidados em número limitado. No primeiro, de uma série de dez, quebramos a cara. Fomos bastante rigorosos no limite de convidados e tivemos quase 40% de faltantes. Isso arrasa qualquer planejamento.

Nos eventos seguintes, convidamos mais gente do que a capacidade estipulada e estamos conseguindo equacionar, tendo o bom problema de lidar com um pequeno overbooking. Um organizador de uma plataforma muito bem-sucedida de eventos dividiu comigo os seus tropeços nessa gestão de convidados x presença.

Um desses eventos é de puro business networking. Provedores de serviços pagam uma cota para estar no evento, que tem como convidados prospects, potenciais contratantes desses serviços. O evento é num resort bacana, com tudo pago para os convidados. A única obrigação desses felizardos convidados é cumprir uma pequena agenda de rápidas reuniões, restritas a uma parte do dia, com os provedores patrocinadores.

Justo, não é? Você curte uma bela viagem, mas tem de dedicar uma pequena parte do seu tempo àqueles que pagaram suas despesas. E não é que alguns faltavam a esses compromissos…

A alegação era a de que perderam a hora, dormiram demais, não estavam muito bem… E o organizador não podia dar uma bronca naqueles convidados VIPs. Para tentar corrigir esse problema, o organizador decidiu sortear um carro entre aqueles que cumpriam integralmente sua agenda de reuniões. E ainda assim tinha gente que faltava. Sabe o que resolveu? Foi uma abordagem emocional.

O organizador decidiu dar uma bolsa de estudos a menores carentes. Mas a bolsa só seria garantida se todos cumprissem a agenda de reuniões. Funcionou! Ninguém queria ser culpado pela perda de oportunidade dos estudantes. Outro fato que me parece bem brasileiro é a decisão em cima da hora. O organizador fica com o coração na mão até as vésperas do evento e, de repente, uma avalanche de inscrições (quando é sucesso). Haja coração! Como diria o filósofo Galvão Bueno.

Ah! E tem a questão do horário. Acostumados com o hábito do atraso, o organizador marca o início meia hora antes para dar uma margem para os atrasados. E quem chega na hora é penalizado.

Com raras e honrosas exceções, se você chegar pontualmente a um evento, corre o risco de presenciar os últimos ajustes da organização. Os eventos são uma atividade econômica muito importante, gerando milhares de empregos. Merecem ser encarados com mais seriedade. Então, fica a dica: quando for convidado para um evento, faça da sua confirmação uma atitude pensada e planejada. E, se confirmar, apareça! E no horário!

Alexis Thuller Pagliarini é superintendente da Fenapro (Federação Nacional de Agências
de Propaganda) (alexis@fenapro.org.br)

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