Todo mundo estava animado para o evento programado para a segunda-feira passada (15) em São Paulo. Inscrições esgotadas, bons patrocinadores, enfim, a melhor das perspectivas. Refiro-me ao MPI Lamec 2014, evento anual da Meeting Professionals International – Chapter Brazil, que aconteceria no WTC.
Pois bem, o quadro da sexta-feira que antecedia o evento era excelente, mas (quem realiza eventos tem sempre muito receio do “mas”), no início da noite veio a bomba: Bruce Dickinson cancelava sua vinda ao Brasil por motivo de saúde. Bruce era simplesmente a atração principal do evento. Todo mundo estava muito curioso com o que o vocalista do Iron Maiden tinha para passar em uma palestra dirigida a organizadores de eventos.
A Rádio Rock 89 era parceira e anunciava um concurso entre os seus ouvintes premiando com três inscrições para o encontro. Sua impossibilidade de vir, portanto, caiu como uma bomba sobre nossas cabeças. Mas organizadores de eventos estão acostumados com “bombas” de última hora.
Imediatamente, foi convocada uma reunião com diretores da MPI e o time da agência organizadora (MCI) para lidar com o problema. É bom reforçar que isso se passou numa sexta, à noite, e o evento ia acontecer na segunda-feira seguinte. O grande desafio era, em um fim de semana, conseguir um substituto à altura para evitar reações contrárias dos inscritos e até o total fracasso do evento. Iniciamos então uma seleção de nomes e acionamos agentes internacionais – inclusive o do Bruce Dickinson – para tentar alternativas em tão pouco tempo. Mas precisaríamos ter a sorte de encontrar alguém disponível com visto válido para o Brasil, o que tornava a missão quase impossível.
Em paralelo, começamos a procurar alternativas brasileiras, mais factíveis nas circunstâncias. Para resumir uma longa história, finalmente chegamos a um nome bem bacana: Gregório Duvivier, um dos fundadores do Porta dos Fundos. Duvivier é também o colunista mais lido da Folha de S.Paulo. Com humor e inteligência, ele saberia nos ajudar a contornar a ausência do vocalista do Maiden. Consulta feita e, por sorte, ele tinha disponibilidade. Contrato fechado no sábado. Primeira etapa do gerenciamento de crise fora cumprida: tínhamos um nome para anunciar, ao mesmo tempo em que comunicávamos a ausência de Bruce Dickinson.
Enquanto emitíamos um comunicado a todos os inscritos, eu, pessoalmente, na qualidade de presidente da MPI Brasil, enviei um email a todos os patrocinadores, apoiadores e parceiros do evento. Tudo isso em pleno final de semana.
O resultado? Sucesso total! Jogou a nosso favor o fato de termos concebido um evento muito interessante, com um palestrante internacional na abertura (Avinash Chandarana) e uma estrela no final (Bruce Dickinson), mas também uma série de experiências simultâneas ao longo de todo o dia.
No final, ninguém desistiu de ir ao evento (havia a prerrogativa de ter o dinheiro de volta) e, na última piada de Duvivier, ninguém se lembrava mais de Bruce Dickinson.
É claro que brincamos bastante com a situação. Um display do vocalista em tamanho natural trazia, na sua camiseta, a mensagem “Lamec 2014 – Eu ia”; foi gravado um áudio dele, que foi reproduzido no evento; e Duvivier subiu no palco vestindo uma camiseta do Iron.
Divido esse fato com detalhes como um aprendizado no gerenciamento de crises, que resumo em três pontos:
1– Calma. Todo problema tem solução, pode ser boa, média ou ruim, mas há sempre uma solução.
2– Transparência. Não tente falsear o problema, divida com todos os envolvidos o fato de forma clara e honesta e comunique-se o mais rápido possível.
3– Adaptação. Encontre a melhor solução para o problema e adapte-se à nova realidade, da melhor forma possível, sem drama.
Fica aí o nosso case como aprendizado. Quantas e quantas vezes nos deparamos com imprevistos na nossa profissão.
Até 2015!
