No artigo da semana passada (“A força dos eventos no Brasil”), neste mesmo espaço, expus uma síntese do abrangente estudo liderado pela ABEOC, com o apoio do Sebrae e da ForEventos, que reúne instituições dedicadas aos eventos (entre elas duas das quais eu faço parte da diretoria: Ampro e MPI).
Naquele artigo destaquei a pujança dos eventos. Levando-se em conta o ano de 2013 (que serviu de base para o estudo), o segmento de eventos movimentou R$ 209,2 bilhões, o que representa uma participação do setor de 4,32% no PIB brasileiro. Foram 590 mil os eventos realizados no país no ano passado! Volto agora ao tema estimulado por outro estudo, este da MPI (Meeting Professionals International), focado nos maiores mercados do mundo (EUA e Europa).
O estudo, intitulado “Meetings Outlook”, é periódico e reflete a atividade no terceiro quarto do ano. Ele serve como um termômetro do mercado, mas também como um guia de tendências. Daí eu lançar mão dos seus dados, visando a um melhor entendimento do que podemos esperar em 2015 no campo dos eventos.
A boa notícia é que, depois de um período de baixa, os eventos voltam a crescer em número: 52% das empresas pesquisadas dos EUA afirmaram que devem incrementar seus eventos no próximo ano. Na Europa, o percentual é ainda maior: 59%.
A notícia não tão boa é que querem cumprir esse crescimento com menos recursos. Uma maioria afirmou que pretende gastar até 50% menos em alguns eventos. Ou seja: querem realizar mais com menos. Para isso, 13% pretendem usar mais tecnologia; 10% esperam contar mais com fornecedores de baixo custo e 11% dizem buscar fornecedores mais criativos. Os fornecedores devem se arrepiar com essa tendência.
A pressão por custos mais baixos já vem sendo grande e o temor é a queda da qualidade. É um paradoxo cobrar soluções mais criativas e eficazes e ao mesmo tempo mais baratas? Talvez não. O primeiro ponto crucial está na escolha de data para o evento. Poucas são as empresas dispostas a realizar seus eventos em janeiro ou fevereiro, por exemplo. Deviam pensar duas vezes. Arrisco dizer que, se uma empresa optar por uma convenção de início de ano, ao invés do tradicional evento de fim de ano, poderá economizar mais de 30%. A economia virá da locação de espaço, hospedagem e mesmo de fornecedores menos demandados nessa época do ano. É claro que isso vale para eventos realizados em locais em São Paulo e não em resorts ou cidade praianas, que vivem sua alta temporada no verão.
Mesmo o dia da semana pode determinar um custo menor para quem contrata espaço. Explico: a grande maioria quer realizar seu evento de terça a quinta, fazendo das segundas e sextas-feiras dias menos demandados, o que pode influir no preço de locação de espaço. Outra parte da economia poderá vir do bom uso da tecnologia.
O barateamento do desenvolvimento de aplicativos, por exemplo, pode gerar economia de impressão do programa de um grande congresso ou seminário, por exemplo. A tendência – e não só por economia – é um uso crescente de ferramentas digitais, em substituição a materiais físicos. É preciso, porém, prever uma mudança gradual nesse sentido. Ainda são poucos os que dispensam totalmente os programas impressos e usam somente os aplicativos de eventos – menos de 10%. O que deve ser feito é estimular o uso dos apps, mas disponibilizar também uma quantidade de programas impressos para os resistentes. E, por fim, a criatividade no design do evento pode gerar otimização de recursos, além de uma experiência mais rica e inovadora. Um exemplo disso são eventos em que se programam palestras simultâneas, num mesmo espaço, sem a necessidade de construção de divisórias para abafar o ruído.
A primeira ocorrida no Brasil com tais características foi um evento da Oracle, no Golden Hall do WTC Events Center. Ao entrar no espaço você se deparava com 4 palestrantes num único palco, cada um deles voltados para uma face do salão. E o silêncio era total. Graças a um sistema de fones de ouvido do tipo dos de tradução simultânea, pelos quais os participantes podiam selecionar o áudio da sua palestra preferida. Tal recurso já foi utilizado outras vezes no mesmo espaço com grande sucesso. Estes são alguns exemplos de que fazer mais com menos é possível, sem necessariamente perder a qualidade e sem pressionar a remuneração de agências especializadas, que podem ser grandes parceiras nesse processo.
*Diretor de marketing do WTC
