Não existe receita de bolo quando o assunto é produtividade. Mas sim uma série de técnicas e ferramentas que podem ser adaptadas à sua rotina e suas necessidades. É o que afirmaram especialistas em aprendizagem, tecnologia e negócios ouvidos da ESPM.
Participaram do bate-papo, Danilo Torini, professor do Laboratório de Aprendizagem (ESPM LifeLab) e Daniele Kretli e Caio Oliveira, analistas de negócios da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.
Confira a seguir 10 dicas de produtividade que extraímos dessa conversa:
1. Defina bem as prioridades
“Quando tudo é urgente, nada é urgente. Se tudo está em sua escala de prioridade máxima, tem algum problema”, alerta o professor do ESPM LifeLab. Os especialistas sugerem que se utilize a matriz de Eisenhower. “Você cruza o que é importante e o que é urgente. Se a tarefa é importante e urgente, você faz agora. Se é importante, mas não urgente, programa para fazer depois. Se não é importante, mas urgente, delega para outra pessoa (se tiver essa possibilidade). E se não é importante e nem urgente, você elimina”, explica a analista de negócios.
2. Não diga sim para tudo
Seja pelo medo de dizer não, a vontade de ajudar os colegas ou a sensação de que vai dar conta de tudo, muita gente acaba aceitando todos os pedidos que recebe. “Quando dizemos sim para tudo, muitas vezes não conseguimos dar conta do que de fato é prioridade”, comenta Torini. “O demandante não necessariamente tem a noção do todo. Ele pode até ser o seu chefe, mas é sua responsabilidade falar o que está tocando e perguntar o que é mais importante naquele momento.”
3. Quebre grandes tarefas em tarefas menores
“Só de pensar em ler um livro de 700 páginas, você acaba indo fazer outra coisa porque aquilo parece algo inalcançável. Mas é diferente quando você divide essa meta em metas menores, como ler 10 páginas por dia”, sugere Kretli. “Fazendo isso você consegue dar o primeiro passo, algo difícil quando se está diante de uma grande tarefa. A sensação de ir cumprindo as etapas e dando checkzinho vai te motivar a continuar”, complementa Torini.
4. Execute uma tarefa por vez
“Do ponto de vista da neurociência, é uma falácia a ideia do multitask. Quando estamos dividindo nossa atenção em tarefas diferentes, estamos diminuindo a atenção em cada uma delas”, alerta o professor. “Se você se dedica a muita coisa ao mesmo tempo, acaba não fazendo nada com qualidade”, complementa a analista.
5. Crie ciclos de concentração
Em casa ou no escritório, somos interrompidos inúmeras vezes ao longo do dia. Seja pelo telefone que toca, o colega que chama para um café ou uma simples notificação. “Quando você se desliga de uma tarefa para olhar o celular, precisa de um tempo de processamento para retornar ao que estava tocando”, afirma o professor. Para evitar esse tipo de interrupção, os especialistas sugerem o uso do método Pomodoro. “Você cria ciclos de concentração em que desliga o celular e qualquer notificação para se manter focado naquela tarefa. O método sugere 25 minutos de concentração e 5 descansando, mas o tempo pode ser adaptado para sua rotina”, explica Kretli.
6. Defina momentos para responder e-mails e mensagens
“Tenho momentos determinados para responder e-mails. Faço isso na primeira hora do dia, depois quando retorno do almoço e outra vez no final do dia”, explica Kretli. Se adotar essa técnica, só não se esqueça de combinar esse jogo com seus colegas de trabalho. “É importante a gente dizer para as pessoas com quem a gente trabalha que provavelmente não vai responder aquele e-mail na hora em que receber”, recomenda Torini. Caso adote o método Pomodoro, você pode utilizar os momentos de transição entre um ciclo e outro para olhar as notificações.
7. Crie uma rotina (mesmo em home office)
“Pode parecer contraditório, mas a flexibilidade só funciona quando é estabelecida uma rotina”, comenta o professor. “Você pode ter um horário flexível de trabalho, mas é preciso ter muito claro em que momento do dia você vai executar as tarefas. Caso contrário, é um presente de grego, já que agora ao invés de ter oito horas disponíveis por dia, você tem 24h”.
“Essa sensação de estar 24 horas de plantão também é emocionalmente muito cansativa. E o cansaço emocional também gera dificuldade de gerenciamento de tarefas e de querer recompensas imediatas”, acrescenta Caio Oliveira, analista da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.
8. Invista em autoconhecimento
Para se tornar mais produtivo, também é importante identificar quais são os fatores internos e externos que influenciam sua produtividade. “É você saber em qual horário funciona melhor, como lida com situações de pressão e problemas familiares”, explica Kretli. Desse modo, você poderá tentar negociar com seu chefe e colegas de trabalho os melhores horários de trabalho ou de entregas, por exemplo.
O autoconhecimento também te ajudará a definir suas próprias estratégias de produtividade. “Essa ideia de que não há uma receita de bolo é muito importante. Muitas pessoas pedem para você falar sua receita. Mas não tem. No fundo você vai encontrar a sua receita de acordo com esses fatores internos e externos que estão influenciando na sua vida”, afirma Torini.
9. Durma bem
“Procrastinação não tem só a ver com gestão do tempo, tem a ver com emoção, bem-estar. Se você não dormir direito, nada do que indicamos aqui faz sentido. Porque seu dia vai ser arrastado”, comenta o professor.
10. Use e abuse das ferramentas tecnológicas
Por conta das inúmeras notificações que tiram nossa atenção, o celular é visto por muitos como um inimigo da produtividade. Mas, dependendo de como você o utiliza, ele pode se tornar um aliado. “Assim como o uso de química pode culminar em um medicamento maravilhoso ou na bomba atômica, você pode usar o celular para aumentar ou detonar sua produtividade”, analisa Torini.
Os especialistas sugerem alguns aplicativos para smartphones e computador que podem te ajudar a organizar sua rotina e ser mais produtivo. É o caso do aplicativo de anotações Evernote, o organizador de trabalho Microsfot Planner, o diário virtual Daylio e o controlador de tempo Rescue Time.
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