Produtividade não está relacionada ao quanto tempo você passa trabalhando. Mas sim ao quanto você consegue produzir em determinado período. Só que para aproveitar melhor o tempo é preciso organizar o fluxo de trabalho, eliminar distrações e evitar a procrastinação. É o que afirmaram especialistas em aprendizagem, tecnologia e negócios da ESPM.
Participaram do bate-papo, Danilo Torini, professor do Laboratório de Aprendizagem (ESPM LifeLab) e Daniele Kretli e Caio Oliveira, analistas de negócios da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.
Os especialistas apontaram quais são os maiores entraves para a produtividade e indicaram técnicas para quem quer se tornar mais produtivo. Confira a seguir 5 inimigos da produtividade:
Dizer sim para tudo
“A gente acaba dizendo sim para tudo e esquece do que é realmente prioridade”, afirma Kretli. De acordo com a especialista, as pessoas precisam aprender a identificar o que realmente é prioridade. “Temos que saber o que é importante, o que é urgente e o que é apenas histeria”. É o que também acredita Torini. “Se tudo está em sua escala de prioridade máxima, tem algum problema. Quando tudo é urgente, nada é urgente.”
O professor acrescenta que a comunicação é fundamental para evitar o acumulo de tarefas. “O demandante não necessariamente tem a noção do todo. Ele pode até ser o seu chefe, mas é sua responsabilidade falar o que está tocando e perguntar o que é mais importante naquele momento.”
Acreditar que é multitarefa
“Do ponto de vista da neurociência, é uma falácia a ideia do multitask. Quando estamos dividindo nossa atenção em tarefas diferentes, estamos diminuindo a atenção em cada uma delas”, alerta o professor. “Se você acaba se dedicando a muitas tarefas ao mesmo tempo, acaba não fazendo nenhuma com qualidade”, acrescenta a analista de negócios. “Além disso, quando nos desligamos de uma atividade para olhar o celular, por exemplo, precisamos de um tempo de processamento para retornar ao que estávamos fazendo”.
Interrupções: notificações, telefone e email
“Às vezes você está fazendo algo e recebe uma notificação. Aquilo te tira o foco e você acaba caindo na tentação de abrir a mensagem. Isso te leva para outro lugar, que te leva para outro lugar. Quando você percebe, a primeira tarefa que estava fazendo já se perdeu”, alerta Kretli. Para evitar esse tipo de interrupção, os especialistas sugerem o uso do método Pomodoro. “Você cria ciclos de concentração em que desliga o celular e qualquer notificação para se manter focado naquela tarefa. O método sugere 25 minutos de concentração e 5 descansando, mas o tempo pode ser adaptado para sua rotina”.
Torini sugere que se utilize os momentos de transição entre um ciclo e outro para olhar as notificações. “Mas também é importante hierarquizá-las. Porque tem aquelas que são urgentes e você realmente vai ter que parar o que está fazendo. Tem outras que são importantes, mas não imediatas. E tem as circunstanciais que só vão te tirar do foco, mas não vai contribuir em nada para sua produtividade. Essas você pode deixar para fazer quando tudo estiver entregue”.
Procrastinação e necessidade de recompensas imediatas
O professor do ESPM LifeLab explica que a procrastinação não é necessariamente algo ruim, mas que precisa ser administrado. “Todo mundo procrastina e isso é até um mecanismo de defesa e de colaboração do processamento da informação. O problema é quando a procrastinação começa a afetar suas entregas, sua produtividade e a qualidade do seu dia”.
Segundo Kretli, o que muitas vezes nos leva a procrastinar é a definição de metas inalcançáveis e o desejo de recompensas imediatas. “Só de pensar em ler um livro de 700 páginas, você acaba indo fazer outra coisa porque aquilo parece algo inalcançável. Mas é diferente quando você divide essa meta em metas menores. Por exemplo, ler 10 páginas por dia. Essa é uma meta mais alcançável e ao concluir te dá aquela satisfação de dar o check na lista”.
“Essa sensação de você ir cumprindo, dando checkzinho vai te motivando a continuar”, acrescenta Danilo. Outro caminho apontado pelo especialista é criar minirecompensas para cada tarefa cumprida. “Por exemplo, se dar ao luxo de assistir a um episódio da série que gosta ao final do dia se tiver cumprido suas tarefas”.
Mito da flexibilidade
“Pode parecer contraditório, mas a flexibilidade só funciona quando é estabelecida uma rotina”, comenta Danilo, analisando especialmente o home office. “Você pode ter um horário flexível de trabalho, mas é preciso ter muito claro em que momento do dia você vai executar as tarefas. Caso contrário, é um presente de grego, já que agora ao invés de ter oito horas disponíveis por dia, você tem 24h”.
“Essa sensação de estar 24 horas de plantão também é emocionalmente muito cansativa. E o cansaço emocional também gera dificuldade de gerenciamento de tarefas e de querer recompensas imediatas”, acrescenta Caio Oliveira, analistas da área de Tecnologias de Ensino e Aprendizagem da ESPM.
